چراغ سبز کبیری برای حذف فرآیندهای زائد و استقرار «پنجره واحد»
به گزارش کیش فردا، هشتمین جلسه شورای معاونان و مدیران سازمان منطقه آزاد کیش، با حضور محمد کبیری، مدیرعامل سازمان، معاونان، مدیرانکل، مدیرانعامل شرکتهای تابعه و رؤسای ادارات در سالن خلیج فارس مرکز همایشهای بینالمللی کیش برگزار شد. محور اصلی این نشست، ارائه گزارش پیشرفت پروژه «مدیریت فرآیندهای کسبوکار» بود؛ پروژهای بنیادین که با هدف بازطراحی سازوکارها، حذف رویههای زائد، ارتقای بهرهوری و ایجاد زیرساختهای لازم برای استقرار «پنجره واحد خدمات» در حال اجراست.
فرآیندهای سازمانی باید در خدمت ذینفعان باشد
محمد کبیری، مدیرعامل سازمان منطقه آزاد کیش، در این نشست با تأکید بر ضرورت بازنگری مستمر در فرآیندهای سازمانی، تصریح کرد: «سازمانی که چندین دهه از عمر آن میگذرد، بهطور طبیعی با انباشت برخی رویههای عرفی، ذهنی و فرآیندهای غیرضروری مواجه میشود؛ بنابراین، بازبینی و بهبود مستمر این فرآیندها برای دستیابی به بهرهوری حداکثری و ارائه خدمات مطلوب، یک ضرورت اجتنابناپذیر است.»
وی با اشاره به اینکه پروژه هماکنون در مرحله شناخت دقیق فرآیندهای موجود است، از مدیران و کارشناسان خواست تا با نگاهی نقادانه و کارشناسی، فرآیندهای حوزه مسئولیت خود را بررسی کرده و پیشنهادهای اصلاحیشان را ارائه دهند؛ چرا که دادههای دقیق این مرحله، سنگبنای طراحی فرآیندهای آینده سازمان را تشکیل میدهد.
کبیری با بیان اینکه استقرار پنجره واحد خدمات، یکی از اهداف غایی این پروژه است، هشدار داد: «اگر پایه و اساس فرآیندها در این مرحله بهدرستی طراحی نشود، اصلاح آنها در آینده با دشواریهای زیادی همراه خواهد بود؛ از این رو، انتظار میرود تمام واحدهای سازمان با احساس مسئولیت کامل در این مسیر مشارکت کنند.»
مدیرعامل سازمان منطقه آزاد کیش با تأکید بر اینکه «مالک واقعی فرآیندها، مدیران نیستند بلکه ذینفعان هستند»، خاطرنشان کرد: «مردم و سرمایهگذاران انتظار دارند خدمات مورد نیاز خود را در کوتاهترین زمان، با حداکثر شفافیت و در سالمترین بستر ممکن دریافت کنند. متأسفانه بسیاری از رویههایی که طی سالهای گذشته به بدنه اداری سازمان افزوده شده، الزام قانونی نداشته و صرفاً بر اساس عرفهای نامناسب شکل گرفتهاند. ضروری است با نگاهی کارشناسی، مراحل زائد، تکراری و زمانبر شناسایی و حذف شوند تا مسیر برای فعالان اقتصادی و کیشوندان هموار گردد.»
کبیری در پایان با قدردانی از اهتمام مدیران، کارشناسان و تیم مشاور پروژه، این طرح را یکی از برنامههای اصلی تحول اداری دانست که نتیجه آن، ایجاد سازمانی چابکتر، شفافتر و کارآمدتر برای پاسخگویی به نیازهای امروز و فردای جزیره کیش خواهد بود.
ورود به فاز طراحی؛ معماری سازمانی به جای اصلاحات جزیرهای
در بخش دیگری از این نشست، فاطمه پهلوانی، مدیر پروژه مدیریت فرآیندهای کسبوکار سازمان منطقه آزاد کیش، گزارشی از روند اجرای این طرح ارائه کرد. وی با بیان اینکه این پروژه از مهرماه سال گذشته با رویکرد «معماری سازمانی» کلید خورده است، افزود: «هدف ما فراتر از اصلاحات جزیرهای است؛ ما به دنبال بررسی یکپارچه فرآیندها، ساختارها، دادهها، سامانههای اطلاعاتی و زیرساختهای فناوری هستیم تا بستری برای تحول دیجیتال و هوشمندسازی خدمات فراهم آوریم.»
پهلوانی با اشاره به تکمیل مراحل «شناسایی، مستندسازی و تحلیل وضعیت موجود»، از ورود پروژه به مرحله حساس «طراحی فرآیندهای مطلوب» خبر داد و گفت: «موفقیت در این مرحله، نیازمند مشارکت مستقیم مدیران و کارشناسان برای ارزیابی حوزههای کاری خود است. مدل نهایی باید بر پایه شناخت دقیق وضعیت فعلی و نیازهای واقعی سازمان شکل بگیرد تا معماری سازمانی یکپارچه، کاهش بروکراسی اداری و افزایش بهرهوری محقق شود.»
مدیر پروژه مدیریت فرآیندهای کسبوکار همچنین ابراز امیدواری کرد که پس از تکمیل فاز نخست در سازمان، اجرای این مدل در شرکتها و مؤسسات تابعه نیز آغاز شود تا چارچوب مدیریت فرآیندها در تمامی زیرمجموعههای سازمان منطقه آزاد کیش یکپارچهسازی شود.
شایان ذکر است پروژه مدیریت فرآیندهای کسبوکار، بهعنوان یکی از ستونهای تحول اداری کیش، نویدبخشِ تسریع در امور اداری، شفافیت حداکثری و ارتقای چشمگیر تجربه سرمایهگذاران، فعالان اقتصادی و کیشوندان در دریافت خدمات دولتی است.
ارسال دیدگاه